Nous utilisons bien entendu MediaContact pour notre informatique interne et souhaitons vous faire découvrir une des possibilités du logiciel que nous exploitons quotidiennement.
Comme dans toute entreprise, notre service marketing conçoit des supports destinés principalement à la force de vente : fiches produits, études de cas, tarif, présentations PowerPoint, fichiers graphiques, films vidéo, animations flash, etc. Nous avons au total 213 fichiers différents (PDF principalement, PPT, XLS, DOC…, disponibles en 4 langues), qui évoluent régulièrement.
Une des problématiques du service marketing est de s’assurer que nos ingénieurs d’affaires disposent en permanence de tous les supports qui ont été produits, et que par ailleurs ils utilisent exclusivement les dernières versions à jour.
Un répertoire Marketing a été créé sur un serveur de notre réseau interne, et regroupe tous les fichiers valides classés dans une arborescence structurée. Ce répertoire est alimenté exclusivement par le service marketing. Un processus MediaContact synchronise chaque jour son contenu avec un répertoire équivalent présent sur les portables de l’équipe commerciale. Ainsi, chaque nouveau document produit ou mis à jour par le service marketing sera automatiquement « poussé » à destination des ingénieurs d’affaires, sans aucune manipulation manuelle.
Ce processus MediaContact est paramétré de façon à le rendre totalement transparent pour les utilisateurs :
Il est planifié à 13h00 les jours ouvrés et s’exécute seulement si le portable est connecté au LAN. En cas de connexion GPRS ou UMTS, le processus synchronise seulement les fichiers XLS (qui ont été définis comme critiques) pour réduire le temps de connexion nécessaire.
Le mode « synchronisation » compare en premier lieu les répertoires source et cible, et permet ainsi de ne rien transmettre quand le répertoire n’a pas fait l’objet de mises à jour.
Le mode « différentiel » réduit le temps de synchronisation des fichiers qui ont été mis à jour, en ne transmettant que les données modifiées.
Enfin, une alarme alerte le responsable informatique en cas d’échec de synchronisation.
Ce processus MediaContact a nécessité seulement quelques minutes de paramétrage.