Comment digitaliser ses espaces de travail ?

Qu’est-ce que la digitalisation des espaces de travail ?

La digitalisation des espaces de travail est le fait de rendre numériques l’ensemble des outils, des données et des pratiques à disposition dans l’entreprise. C’est le principe même de la transformation numérique auquel s’ajoute le fait de rendre ces ensembles d’outils, de données et même de pratiques, accessibles de n’importe où et plus seulement depuis l’espace physique professionnel traditionnel.

C’est finalement le point d’entrée pour accéder à l’écosystème d’applications de son entreprise, comprenant les informations individuelles et donc propres à chacun des collaborateurs mais aussi celles collectives et partagées à un groupe spécifique ou bien à l’ensemble des collaborateurs. L’ensemble de ces informations est rendu accessible depuis n’importe quel endroit, et ce, dans la mesure du possible (dépendamment des règles de sécurité liées à l’entreprise / au secteur d’activité) le plus simplement possible. On entend alors souvent les termes d’accessibilité et de mobilité. Deux caractéristiques qui à elles seules résument le principe même de la digitalisation aujourd’hui nécessaire.

On parle aussi de plus en plus de digital workplace. Cela va alors au-delà de la simple possibilité d’exercer son rôle aussi facilement et sans barrière quel que soit le lieu où nous nous trouvons. En effet, la digital workplace fait en sorte que l’expérience même au sein du lieu de travail soit digitalisée dans son ensemble. Il n'est plus seulement question de digitaliser les outils ou données mais bien de digitaliser l’ensemble des interactions qui peuvent avoir lieu sur son espace professionnel, allant du classique accueil à la salle de pause et même parfois jusqu’au parking de l’entreprise.

Pourquoi digitaliser les espaces de travail ?

La digitalisation des espaces de travail est donc une réponse logique aux nouvelles habitudes de travail qui ont révélé de nouveaux besoins. Les collaborateurs n’étant plus 100% de leur temps de travail rassemblés dans un même espace physique, ils ont désormais besoin d’outils pour poursuivre la collaboration, même à distance.

Heureusement, la digitalisation des espaces de travail n’est pas née de la normalisation du télétravail mais bien des tendances qui se dessinaient déjà. Beaucoup de choses sont mises en place depuis des années. Le travail sur ordinateur pour commencer. Puis la transition vers des ordinateurs dits « portables » plus récemment pour la majorité des entreprises. On peut penser à la communication par email aussi. Ou depuis plus récemment encore, les envois de documents partagés. Et ce ne sont là que quelques exemples.

La digitalisation des espaces de travail vise donc à aller au bout de ces processus déjà bien entamés en faisant en sorte que l’ensemble des outils, données, informations, process, … soient disponibles en tous temps et en tous lieux dans l’objectif de toujours mieux collaborer, et mieux communiquer.

Mais comme nous l’avons vu plus haut, la digitalisation des espaces de travail vise aussi à transformer le lieu de travail physique en véritable digital workplace.

Pour cela, on voit désormais de nouvelles tendances communes dans de nombreuses entreprises : les espaces de travail tendent à s’ouvrir pour une plus grande transversalité des équipes, mais aussi pour inciter et proposer des espaces propices à l’échange. Il y a de moins en moins de bureaux fermés.

D’avantage d’espaces vitrés voire même totalement ouverts. Certains vont encore plus loin en instaurant des espaces dits de flex office avec des postes de travail non attribués par défaut et sur lesquels les collaborateurs peuvent s’installer à leur convenance lors de leur présence au bureau.

La grande question qui reste alors en suspens est de savoir comment engager les collaborateurs qui se retrouvent à n’être plus que « de passage » sur leur lieu traditionnel de travail. C’est ici que la digitalisation prend de nouveau tout son sens. L’idée est alors de créer et proposer une véritable expérience qui offrira un réel bénéfice à être présent. On peut alors distinguer 2 types de lieux : les espaces communs, de passage ou de rencontres tels que les couloirs, ascenseurs, entrée, mais aussi la cafétéria, la salle de pause ou de machine à café, … ainsi que les espaces dédiés au travail : les bureaux et salles de réunion notamment. L’enjeu pour ces seconds sera de renforcer le travail collaboratif en offrant des solutions pour faciliter les réservations et des outils de vidéo-conférences par exemple. Alors que pour les premiers, l’idée sera de renforcer la communication interne afin de permettre à l’ensemble des collaborateurs d’avoir un esprit d’appartenance, de renforcer leur idée de communauté au sein de leur entreprise, et finalement, de faciliter leur intégration, leur engagement et donc leur efficacité.

Des avantages non négligeables pour la digitalisation des espaces de travail

Si les faits précédemment exposés démontrent sans appel le besoin de digitaliser ses espaces de travail, il est aussi important de voir les nombreux avantages qui découlent de cette transformation pour les entreprises.

Une plus grande flexibilité

Permettre l’accès aux outils et aux informations d’où qu’on soit offre une nouvelle flexibilité aux collaborateurs. Une caractéristique aujourd’hui vue comme un avantage indéniable et bien souvent même indispensable dans les nouvelles habitudes de travail.

Réduction des coûts

La conséquence directe de la nouvelle flexibilité de nos modes de travail est logiquement qu’une moins grande proportion de collaborateurs sont réunis chaque jour sur leur lieu de travail. Et si toutes les entreprises n’ont pas encore passé le cap des espaces de flex office, on peut cependant s’attendre logiquement à des besoins moindres en terme de surface de bureaux. Engendrant de ce fait une réduction des coûts d’immobilier mais aussi tout simplement de maintenance / chauffage / entretien de ces espaces. Mais aussi moins de frais de déplacements / transports à assumer au quotidien pour l’ensemble des collaborateurs.

Gain en efficacité

Si le travail à distance a pu faire peur dans un premier temps, on remarque finalement très souvent une meilleure communication entre les équipes. En effet, des instances d’échanges sont indispensables pour maintenir le lien. Instances qui se sont généralement mises en place un peu par la force des choses mais qui permettent finalement désormais aux organisations des points de suivi parfois plus réguliers que lorsque chacun se trouvait au bureau tous les jours et ressentaient donc moins le besoin de ces moments d’échanges « imposés », oubliant parfois ainsi de communiquer sur des informations pourtant primordiales.
Aussi, la digitalisation des espaces de travail permet désormais à chacun de travailler en direct sur les mêmes documents, de partager les informations en temps réel, de voir les données remontées automatiquement. Les process sont accélérés permettant la simplification des cycles décisionnels et finalement une meilleure efficacité pour tous.

Meilleure productivité

Il n’en va pas seulement du partage d’informations en « temps réel » mais aussi de cette flexibilité offerte à tous qui améliore finalement le bien-être et donc la motivation des équipes. C’est au final leur productivité que l’on voit augmenter. Ajouté à cela les temps de trajets réduits voire totalement supprimés sur certains jours de la semaine et c’est finalement encore de la productivité gagnée.

Les freins de la digitalisation des espaces de travail

Attention cependant, si tout semble au beau fixe, il est évident que, comme lors de tout changement, ou dans toute situation, des freins sont aussi présents et à prendre en compte lors de la digitalisation des espaces de travail. Durant cette évolution, et comme dans tout projet, il faut viser la performance opérationnelle, mais ceci tout en gardant en tête le bien-être des collaborateurs, l’un n’allant pas sans l’autre – comme vu précédemment - pour assurer la pérennité dans la réussite.

La sécurité

La plus grosse des difficultés lors de la mise à disposition de données internes depuis l’extérieur est très certainement la sécurité de celles-ci. Personne n’est à l’abri de cyberattaques ou tentatives de hacking d’une base de données par exemple, mais aussi tout simplement de vol de documents confidentiels. Et ouvrir son système d’information est une mise en danger en ce sens. Il va de soi donc que le point de la sécurité est probablement le plus bloquant dans le choix des solutions retenues. Plusieurs étapes sont nécessaires en amont telles que la mise en place d’un pare-feu et d’un service de sécurité réseau par exemple. Mais aussi la vérification des aspects techniques des outils sélectionnés afin de s’assurer de leurs interactions avec les données et des options de connexion.

Les aspects techniques

La digitalisation des espaces de travail peut être un projet qui s’étale sur de longs mois, avec parfois aussi des retours en arrière et modifications nécessaires après la mise en place. En effet, il est parfois difficile de trouver la bonne solution qui puisse rassembler l’ensemble des besoins énoncés. Besoins qui risquent aussi d’évoluer, justement, de par les outils mis en place.

La simplicité

Si parfois plusieurs outils sont nécessaires pour répondre à l’ensemble des besoins, ainsi qu’une exigence en terme de sécurité, il ne faut pas oublier que l’ensemble de l’offre à disposition des collaborateurs se doit de rester la plus simple et fluide possible afin d’en assurer un usage optimum sans être un frein à l’efficacité.

L’humain

Enfin, et on le sait, le principal réfractaire au changement est bien l’humain en lui-même. Qui n’a jamais râlé devant une évolution « imposée » ? Les entreprises sont des milieux où se côtoient souvent jeunes générations et personnel plus ancien. Certains profils très adaptables et habitués à la technologie et d’autres nettement moins. Les solutions offertes doivent donc être pensés pour tous mais surtout, le changement doit être accompagné si l’on souhaite en faire un succès !

N'hésitez pas à vous faire accompagner dans votre transformation !