9 conseils pour réussir votre projet d’affichage dynamique

27 février 2024

Lors d’un projet d’affichage dynamique, il est important de choisir un logiciel et du matériel adaptés aux besoins de l’entreprise. Voici la checklist des bonnes pratiques pour réussir votre projet d'affichage dynamique :

1. Définir l’objectif et la typologie de votre projet d'affichage dynamique
2. Adapter les contenus au contexte de diffusion et aux cibles
3. Faire vivre et évoluer les contenus dans le temps
4. Définir les bons emplacements pour vos écrans d’affichage
5. Choisir le logiciel d’affichage dynamique adapté à vos besoins
6. Faire le choix entre affichage dynamique SaaS et On Premise (licences)
7. Choisir des écrans d'affichage dynamique adaptés à l’usage
8. Opter pour des players à l’échelle de votre projet
9. Impliquer les bonnes équipes au sein de votre entreprise

1. Définir l’objectif et la typologie de votre projet d'affichage dynamique

La première étape d’un projet d’affichage dynamique est de définir la typologie ainsi que le ou les objectifs de celui-ci. Cela aura un impact direct sur la solution à mettre en œuvre. Garez aussi en tête :

Le secteur de votre entreprise,
La nature de vos activités,
Les cibles que vous souhaitez atteindre avec votre communication,

On distingue 4 grandes typologies de projets d'affichage avec des objectifs qui peuvent varier pour chacun :

Corporate

Informer et impliquer les collaborateurs : communiquer sur la vie de l’entreprise, les nouveaux arrivants, les succès, prévenir et accueillir les visiteurs, ...
Renforcer la marque employeur : diffuser les actions RSE, informer sur les économies d’énergie grâce aux initiatives internes, …
Orienter et rappeler : signalétique de bâtiment, indiquer la localisation et notifier de la disponibilité des salles de réunions

Retail

Véhiculer et valoriser l’image de marque de votre produit ou entreprise : créer l’univers de marque voulu, renforcer le positionnement et réenchanter le point de vente
Promouvoir, augmenter la visibilité de vos offres et ainsi augmenter vos ventes : mise en avant de produits, promotions, déstockage
Attirer l’attention et donner envie de rentrer en magasin : via des écrans vitrine afin d’accrocher le passant, …

Public

Améliorer l’expérience client et limiter la sensation de temps d’attente : divertir et informer en proposant des contenus riches dans les zones d’attentes (halls de départ, files d’attente de musées et parcs d’attractions, …)
Informer, orienter, alerter : dans les zones de grands passages où il est impératif d’accompagner les voyageurs dans leur cheminement et où l’information temps en réel est clé, comme les gares, aéroports, …

Métier

Transmettre les informations métiers en temps réel : diffuser les tâches à accomplir sur les écrans en temps réel et le suivi de production (KPI)
Former le personnel : diffuser des modes opératoires à la demande sur les écrans, notamment pour le personnel moins expérimenté ou intérimaire

2. Adapter les contenus au contexte de diffusion et aux cibles

Les contenus partagés en affichage dynamique doivent être attractifs et en adéquation avec les objectifs fixés.

De manière générale, privilégier les contenus de courte durée et de préférence sans son. Mais il faut savoir adapter la durée et le message pour des localisations et objectifs particuliers. Toujours se mettre à la place du « viewer » potentiel avant de créer un contenu : identifier son temps d’attention potentiel, son état émotionnel, etc.

A titre d’exemple, les contenus des écrans vitrines devront être encore plus courts et très « flashy » : le passant a un temps de passage, d’attention et de visionnage extrêmement court. Il faut donc être très percutant pour attirer son attention. A l’opposé, en zone d’attente, les contenus doivent être plus longs et riches, afin d’apporter plus d’information au visiteur.

Les contenus peuvent être informationnels, relatifs à l'entreprise, à ses produits, ses services, etc. Mais ils peuvent aussi être plus généraux et indiquer la météo, les horaires du cinéma, le trafic routier, des informations concernant le Comité d’Entreprise, etc. Il est important de mixer les deux. En effet, c’est la variété des contenus qui donnera envie au visiteur ou collaborateur de regarder les écrans.

Profitez de votre solution d'affichage dynamique pour être inventifs et personnaliser votre communication au maximum. Les contenus sont sans limite ! Vous pouvez par exemple mettre en place de la signalétique, des messages planifiés concernant l'accueil de visiteurs, les anniversaires du personnel, ou encore des messages d’alerte en cas d’urgence.

Et puisque ces contenus sont déterminants, il est impératif de prévoir une organisation liée à ceux-ci :

Qui va créer le contenu et la ligne éditoriale ?
Qui est responsable de la mise à jour ?
Quel est le budget associé ?

3. Faire vivre et évoluer les contenus dans le temps

Les contenus sont souvent affichés « en boucle » sur vos écrans dédiés à l'affichage dynamique. Il faut donc veiller à adapter la durée et le rythme afin qu’ils soient percutants et qu’ils captent l’attention.

Mais il faut surtout qu’ils soient renouvelés et mis à jour régulièrement. Si ce n’est pas le cas, les clients ou employés se lasseront de lire toujours le même message et finiront par ne plus le voir. La fréquence de renouvellement des contenus doit donc dépendre de la fréquence des visites de vos clients, collaborateurs, visiteurs, etc.

Une bonne façon de faire vivre son contenu simplement et à moindre frais est de mixer contenus informatifs internes et contenus récréatifs. En effet, la plupart des contenus de type récréatifs (actu, météo, info trafic) se mettent à jour automatiquement via des flux RSS, ce qui vous assure un contenu vivant et toujours à jour. Ces contenus récréatifs sont souvent appréciés des collaborateurs, notamment dans les espaces de pause.

Une autre bonne manière d’automatiser la mise à jour du contenu, est de coupler l’affichage dynamique avec les données de votre organisation. En effet, il est possible d’intégrer des informations « riches » provenant du Système d’Information de l’entreprise, dans les contenus de manière automatique et en temps réel :

KPIs,
Niveaux de stocks,
Promotions,
Calendriers,
etc.

A titre d’exemple, dans l’industrie, vous pouvez afficher en temps réel vos indicateurs de production, et connaitre l’avance ou le retard par rapport aux objectifs. Idem dans des call-centers ou des quais de chargements logistiques. Une fois que ce « template » a été créé, tout est mis à jour automatiquement sans aucune intervention de l’utilisateur.

4. Définir les bons emplacements pour vos écrans d’affichage

Les écrans d’affichage dynamique doivent être parfaitement visibles sans pour autant gêner leur environnement. La taille de l’écran ne doit pas paraître trop petite ou trop grande pour le public, il faut donc placer l’écran à bonne distance des cibles (clients, collaborateurs, visiteurs)

Il existe différents supports d’accroche pour les écrans d’affichage dynamique :

Les supports muraux (avec inclinaison, au plus près du mur, sans forage, à angle droit, etc.),
Les supports plafond,
Les pieds de sol / colonnes.

Selon vos points d’accroche il s’agira de déterminer quels supports sont les mieux adaptés pour vos écrans d’affichage dynamique.

La disposition des écrans est un facteur très important de la réussite d’un projet d’affichage digital. Pour diffuser une communication efficace et impactante il convient de déterminer des emplacements stratégiques où placer les écrans d’affichage dynamique. Il faut donc prendre en compte certains critères tels que la luminosité et l’environnement, la sécurité, l’accessibilité du public.

5. Choisir le logiciel d’affichage dynamique adapté à vos besoins

Le logiciel est au cœur du projet d’affichage dynamique. C’est en effet lui qui permettra :

D’orchestrer le contenu,
De répondre aux besoins fonctionnels du projet,
De maintenir en condition opérationnelle l’ensemble de votre parc.

Impliquer vos équipes IT dans votre projet d'affichage dynamique

Un logiciel d’affichage dynamique doit à la fois répondre aux besoins des utilisateurs (Communication, Marketing) et aux exigences des services IT et sécurité. Il est donc primordial de réunir les utilisateurs et l’IT lors du choix logiciel.

Prendre en compte les possibilités d’évolution

Par ailleurs, avec le temps, votre besoin de départ va évoluer et s’enrichir. Il faut donc choisir une solution qui propose des fonctions allant au-delà de vos besoins actuels. Ainsi, cela vous évitera d’avoir à changer de solution d'affichage numérique au bout de deux ans d’exploitation par exemple.

Renseignez-vous sur la roadmap du logiciel visé :

Quelles sont les évolutions prévues ?
À quel rythme ?
Les évolutions prévues intègrent-elles les demandes utilisateurs ?

S’assurer de la facilité d’accès de la solution d'affichage dynamique

La solution doit être simple à utiliser, intuitive et permettre des fonctions avancées. Dès le départ, envisagez la possibilité d’impliquer différents contributeurs dans l’utilisation du logiciel. La solution logicielle d’affichage dynamique choisie doit permettre de déléguer tout ou partie du pilotage de la diffusion de contenus à des contributeurs locaux (responsables d’agences, de sites, de magasins).

Veiller au niveau de surveillance et de contrôle de la solution

Veillez également à ce que le logiciel soit robuste et intègre nativement une solution de « Device Management » pour gérer le parc à distance. En effet, il est primordial pour votre équipe IT de pouvoir :

S'assurer en temps réel que votre parc d’écrans et de players soit pleinement opérationnel,
Agir à distance sur n’importe quel aspect technique du parc (mise à jour logiciel, reboot, etc).

A titre d’exemple, il est impératif de pouvoir gérer et planifier l’allumage et l’extinction des écrans à distance, depuis votre interface logicielle. En effet, il est inutile de maintenir des écrans allumés lorsqu’il n’y a plus personne pour les voir. Aujourd’hui de nombreuses solutions diffusent une image noire la nuit faute de savoir réellement éteindre les écrans. Ce qui est contre-productif sur le plan environnemental.

Prendre en compte les outils déjà en place

Un logiciel d’affichage dynamique vous permettra de diffuser des contenus en temps réel mais également de manière planifiée selon des critères :

Dates,
Heures,
Groupes d’écrans,
Lieu,
etc.

Comme indiqué auparavant, un logiciel d’affichage dynamique doit pouvoir s’interfacer avec le Système d’Information de votre entreprise. Cela permet d'intégrer des sources de données et ainsi afficher des données en temps réel.

6. Faire le choix entre affichage dynamique SaaS et On Premise

Lorsque vous choisirez le logiciel, se posera la question du modèle : Saas ou On Premise ?

Le mode Saas est un abonnement à un service hébergé dans le Cloud. L’avantage du Saas est que la gestion de l’infrastructure serveur est gérée par l’éditeur de la solution. Cela vous assure une mise à jour régulière et maitrisée des dernières versions logicielles.

Le mode On Premise est lui un achat de licences perpétuelles où le logiciel serveur est installé sur le réseau de l’entreprise. L’intérêt de ce modèle pour l’entreprise est de gérer lui-même le serveur et les montées de version du logiciel.

Encore faut-il avoir le temps, l’organisation et les compétences liées au logiciel d'affichage numérique pour pouvoir le faire. Le risque est de se laisser dépasser et de ne plus être à jour sur les nouvelles versions, limitant l’accès aux nouvelles fonctions et pouvant entraîner des risques de sécurité.

Les deux modèles ont des avantages en fonction des contraintes de chacun, mais le Saas est actuellement le modèle en pleine croissance, privilégié aujourd’hui par la majorité des entreprises. Toutefois, il est important de choisir un logiciel qui ait les deux modèles possibles, certaines DSI imposant parfois l’un ou l’autre.

7. Choisir des écrans d'affichage dynamique adaptés à l’usage

Dans un projet d’affichage dynamique, le matériel nécessaire est composé :

D’une intelligence locale qu’on appelle un « player »,
D'un écran.

Lorsqu’il s’agit d’écran, il est important d’acquérir un écran professionnel, un « moniteur », pas une « télé ». En effet, une « télé » n’est pas faite pour fonctionner toute la journée ni pour un usage professionnel. Seuls les moniteurs professionnels sont garantis pour une telle utilisation. Si vous faites l’acquisition d’une « télé » pour un projet d’affichage, si celle-ci vous lâche au bout de quelques mois, vous n’aurez aucune garantie constructeur.

Ensuite, les critères de choix principaux sont la taille et la forme de l’écran. Cela dépendra de l’emplacement choisi, de la distance de lecture, de l’effet attendu. On choisira plutôt :

Un mur LED pour un effet Waouh dans un flagship store ou un aéroport par exemple,
Des écrans bords fins pour créer un menu board dans un fast food,
Un écran 50’ en mode portrait pour de la communication interne,
Un écran industriel pour une utilisation métier dans une usine de yaourts.

Il y en a pour tous les besoins, de toutes les tailles et toutes les formes.

Mais il est également important de choisir une technologie adaptée aux besoins et contraintes du projet :

Un écran en vitrine ou en extérieur demandera une luminosité accrue ainsi qu’une grande résistance à la chaleur,
Un écran en milieu industriel devra pouvoir tolérer la poussière et parfois une résistance aux chocs, …

Toutes ces caractéristiques sont es impondérables à prendre en compte pour que le projet puisse être pérenne.

Les écrans peuvent être de tous types : écrans classiques, LEDs, vitrines, murs d’écrans, tablettes, bornes. Il existe également depuis peu des écrans en technologie e-paper qui ont la particularité d’être en très basse consommation d’énergie. En effet, ils consomment de l’électricité uniquement lors de la mise à jour du contenu.

Enfin, point important qui mêle cette partie et la suivante, il est aujourd’hui possible d’opter pour des écrans dits SOC (System On Chip). Ces écrans incluent directement un player interne. Il s’agit d’un choix permettant l’acquisition d’un seul matériel et qui limite les branchement et l’espace nécessaire. Néanmoins ils permettent moins de souplesses sur le choix des caractéristiques.

8. Opter pour des players à l’échelle de votre projet

Les performances du player doivent être en adéquation avec les contenus à diffuser afin que l’affichage soit fluide. En effet, il faudra davantage de puissance côté player :

Plus les contenus diffusés seront en haute définition,
Plus on utilise du multi-zoning,
Plus on accède à des sources de données importantes.

Il est donc important d’avoir une vision claire sur le contenu que l’on souhaite diffuser à l’instant « t » et sur les évolutions possibles. En effet, il serait dommage de choisir un player trop limité qui ne permettre pas de faire évoluer son projet.

Pour faire son choix, il faut donc prendre en compte :

Les capacités graphiques et multimédia,
La capacité de stockage,
La mémoire,
La consommation.

Attention de ne pas vous enfermer dans des technologies propriétaires ou constructeurs. Optez plutôt pour des technologies standards et ouvertes (Windows, Android,…) qui vous garantiront une plus grande pérennité et évolutivité dans votre projet. Vous serez donc libres de changer de marque d’écrans et de players comme il vous semble.

Comme évoqué dans le paragraphe précédent, il est également possible d’opter pour des players intégrés à l’écran (écran SOC), qui permettent d’avoir un système « tout-en-un ». Cela évite notamment de trouver une zone de stockage pour le player, gérer le câblage, etc.

9. Impliquer les bonnes équipes au sein de votre entreprise

Le service IT

Le service informatique de votre entreprise vous aidera à choisir l’architecture la plus adaptée à vos besoins et contraintes.

Un projet d’affichage dynamique est autant un projet d’audiovisuel que d’informatique. Il est bien entendu important que le service IT soit impliqué dans le projet depuis le début afin que toutes les contraintes IT de l’entreprise soient prises en compte, notamment en termes de sécurité.

D’une manière générale, votre DSI est garante du bon fonctionnement de tous logiciels ou équipements informatiques en lien avec le Système d’Information. Elle doit donc être impliquée et surtout, elle peut vous aider dans les choix techniques que vous aurez à effectuer tout au long de votre projet.

Assurez-vous d’avoir le choix entre une offre d'affichage dynamique On Premise et une offre Cloud. En effet, dans certains contextes, votre DSI pourra opter pour une installation en propre au sein de son infrastructure. À l’inverse, elle pourra préférer une externalisation complète en mode SaaS chez l’éditeur ou l’intégrateur. Ce choix se fera en fonction des règles de l’entreprise et selon critères techniques et financiers.

Le service communication

Dans un projet d'affichage dynamique, le service communication est souvent partie prenante. Pour quasiment toutes les typologies de projet il sera responsable de la création, de la gestion et de la diffusion des contenus. Il assure leur pertinence et cohérence avec l’identité de marque et la stratégie de communication (interne ou externe) globale.

De plus, il gère souvent directement le logiciel d'affichage, permettant une réactivité optimale pour adapter les contenus en temps réel. En collaborant avec d'autres départements, il assure une communication transversale et renforce l'efficacité globale de la stratégie.

Vos équipes métier

Dans de nombreux projets d'affichage dynamique, les équipes métier jouent un rôle important. Leur expertise sectorielle permet d'identifier les besoins spécifiques et de déterminer les informations pertinentes à afficher. Par exemple, dans une usine, les managers et les opérateurs peuvent fournir des insights précieux sur les informations essentielles à afficher pour optimiser l'efficacité opérationnelle (les processus de production, les indicateurs de performance clés, ...)

Leur implication dès le début du projet garantit que les contenus diffusés répondent aux besoins réels du terrain et contribuent à améliorer la productivité. En collaborant étroitement avec ces équipes, il est possible d'adapter l'affichage dynamique de manière à maximiser son impact et sa pertinence.

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