Affichage dynamique : guide complet et 9 bonnes pratiques pour réussir votre projet

Écrans, players, logiciel, contenus, équipes : un projet d'affichage dynamique se joue sur plusieurs terrains à la fois. Ce guide rappelle les bases, puis détaille les 9 bonnes pratiques à suivre, du cadrage au déploiement.

Qu'est-ce que l'affichage dynamique ?

L'affichage dynamique désigne la diffusion de contenus multimédias (vidéos, images, textes, données en temps réel) sur des écrans connectés et pilotés à distance par un logiciel. Aussi appelé affichage digital, affichage numérique ou digital signage en anglais, il remplace les supports statiques (affiches, kakémonos) par des écrans dynamiques dont le contenu se met à jour instantanément, de façon centralisée et planifiée.

Une solution d'affichage dynamique repose sur trois briques : un logiciel d'affichage dynamique qui orchestre et planifie les contenus, un player (l'intelligence locale qui les restitue) et un ou plusieurs écrans professionnels. On la retrouve aujourd'hui dans le retail, l'industrie, les transports, la santé, l'éducation, la banque ou la communication interne d'entreprise (corporate).

Son intérêt : capter l'attention, informer en temps réel, valoriser une image de marque et fluidifier l'expérience client ou collaborateur — le tout depuis une interface unique, quel que soit le nombre de sites.

Affichage dynamique : les composants d'un projet

Un projet d'affichage dynamique repose toujours sur trois composants complémentaires :

• Le logiciel d'affichage dynamique — il orchestre, planifie, diffuse les contenus, et maintient l'ensemble du parc en condition opérationnelle.
• Le player — l'intelligence locale qui lit et restitue le contenu sur l'écran (Windows, Android, ou intégré à l'écran).
• L'écran — le moniteur professionnel qui affiche le contenu (LCD, LED, vitrine, e-paper, tablette, borne…).

Avant de débuter, il est important de choisir un logiciel et du matériel adaptés aux besoins de l'entreprise. Voici la checklist des bonnes pratiques pour réussir votre projet d'affichage dynamique :

La première étape d'un projet d'affichage dynamique est de définir la typologie ainsi que le ou les objectifs de celui-ci. Cela aura un impact direct sur la solution à mettre en œuvre. Gardez aussi en tête :

• Le secteur de votre entreprise,
• La nature de vos activités,
• Les cibles que vous souhaitez atteindre avec votre communication.

Les cas d'usage de l'affichage dynamique par secteur

Les contenus partagés en affichage dynamique doivent être attractifs et en adéquation avec les objectifs fixés.

De manière générale, privilégiez les contenus de courte durée et de préférence sans son. Mais il faut savoir adapter la durée et le message pour des localisations et objectifs particuliers. Mettez-vous toujours à la place du « viewer » potentiel avant de créer un contenu : identifiez son temps d'attention potentiel, son état émotionnel, etc.

À titre d'exemple, les contenus des écrans vitrines devront être encore plus courts et très « flashy » : le passant a un temps de passage, d'attention et de visionnage extrêmement court. Il faut donc être très percutant pour attirer son attention. À l'opposé, en zone d'attente, les contenus doivent être plus longs et riches, afin d'apporter plus d'information au visiteur.

Les contenus peuvent être informationnels, relatifs à l'entreprise, à ses produits, ses services, etc. Mais ils peuvent aussi être plus généraux et indiquer la météo, les horaires du cinéma, le trafic routier, des informations concernant le comité d'entreprise, etc. Il est important de mixer les deux. En effet, c'est la variété des contenus qui donnera envie au visiteur ou collaborateur de regarder les écrans.

Profitez de votre solution d'affichage dynamique pour être inventifs et personnaliser votre communication au maximum. Les contenus sont sans limite ! Vous pouvez par exemple mettre en place de la signalétique, des messages planifiés concernant l'accueil de visiteurs, les anniversaires du personnel, ou encore des messages d'alerte en cas d'urgence.

Les contenus sont souvent affichés « en boucle » sur vos écrans dédiés à l'affichage dynamique. Il faut donc veiller à adapter la durée et le rythme afin qu'ils soient percutants et qu'ils captent l'attention.

Mais il faut surtout qu'ils soient renouvelés et mis à jour régulièrement. Si ce n'est pas le cas, les clients ou employés se lasseront de lire toujours le même message et finiront par ne plus le voir. La fréquence de renouvellement des contenus doit donc dépendre de la fréquence des visites de vos clients, collaborateurs, visiteurs, etc.

Une bonne façon de faire vivre son contenu simplement et à moindre frais est de mixer contenus informatifs internes et contenus récréatifs. En effet, la plupart des contenus de type récréatif (actu, météo, info trafic) se mettent à jour automatiquement via des flux RSS, ce qui vous assure un contenu vivant et toujours à jour. Ces contenus récréatifs sont souvent appréciés des collaborateurs, notamment dans les espaces de pause.

Une autre bonne manière d'automatiser la mise à jour du contenu est de coupler l'affichage dynamique avec les données de votre organisation. En effet, il est possible d'intégrer des informations « riches » provenant du système d'information de l'entreprise, dans les contenus de manière automatique et en temps réel :

• KPI
• Niveaux de stocks
• Promotions
• Calendriers

Les écrans d'affichage dynamique doivent être parfaitement visibles sans pour autant gêner leur environnement. La taille de l'écran ne doit pas paraître trop petite ou trop grande pour le public : il faut donc placer l'écran à bonne distance des cibles (clients, collaborateurs, visiteurs).

Il existe différents supports d'accroche pour les écrans d'affichage dynamique :

• Les supports muraux (avec inclinaison, au plus près du mur, sans forage, à angle droit, etc.),
• Les supports plafond,
• Les pieds de sol / colonnes.

Selon vos points d'accroche, il s'agira de déterminer quels supports sont les mieux adaptés pour vos écrans d'affichage dynamique.

La disposition des écrans est un facteur très important de la réussite d'un projet d'affichage digital. Pour diffuser une communication efficace et impactante, il convient de déterminer des emplacements stratégiques où placer les écrans d'affichage dynamique. Il faut donc prendre en compte certains critères tels que la luminosité et l'environnement, la sécurité, l'accessibilité du public.

La solution est au cœur du projet d'affichage dynamique. C'est en effet elle qui permettra :

• D'orchestrer le contenu,
• De répondre aux besoins fonctionnels du projet,
• De maintenir en condition opérationnelle l'ensemble de votre parc.

Impliquer vos équipes IT dans votre projet d'affichage dynamique

Un logiciel d'affichage dynamique doit à la fois répondre aux besoins des utilisateurs (communication, marketing) et aux exigences des services IT et sécurité. Il est donc primordial de réunir les utilisateurs et l'IT lors du choix de votre solution.

Prendre en compte les possibilités d'évolution

Par ailleurs, avec le temps, votre besoin de départ va évoluer et s'enrichir. Il faut donc choisir une solution qui propose des fonctions allant au-delà de vos besoins actuels. Ainsi, cela vous évitera d'avoir à changer de solution d'affichage numérique au bout de deux ans d'exploitation par exemple.

S'assurer de la facilité d'accès de la solution d'affichage dynamique

La solution doit être simple à utiliser, intuitive et permettre des fonctions avancées. Dès le départ, envisagez la possibilité d'impliquer différents contributeurs dans l'utilisation du logiciel. La solution logicielle d'affichage dynamique choisie doit permettre de déléguer tout ou partie du pilotage de la diffusion de contenus à des contributeurs locaux (responsables d'agences, de sites, de magasins).

Veiller au niveau de surveillance et de contrôle de la solution

Veillez également à ce que le logiciel soit robuste et intègre nativement une solution de « device management » pour gérer le parc à distance. En effet, il est primordial pour votre équipe IT de pouvoir :

• S'assurer en temps réel que votre parc d'écrans et de players est pleinement opérationnel,
• Agir à distance sur n'importe quel aspect technique du parc (mise à jour logicielle, redémarrage, etc.).

Prendre en compte les outils déjà en place

Un logiciel d'affichage dynamique vous permettra de diffuser des contenus en temps réel mais également de manière planifiée selon des critères :

• Dates,
• Heures,
• Groupes d'écrans,
• Lieu,
• etc.

Comme indiqué auparavant, un logiciel d'affichage dynamique doit pouvoir s'interfacer avec le système d'information de votre entreprise. Cela permet d'intégrer des sources de données et ainsi d'afficher des données en temps réel.

Lorsque vous choisirez le logiciel, se posera la question du modèle : SaaS ou On Premise ?

Encore faut-il avoir le temps, l'organisation et les compétences liées au logiciel d'affichage numérique pour pouvoir le faire. Le risque est de se laisser dépasser et de ne plus être à jour sur les nouvelles versions, limitant l'accès aux nouvelles fonctions et pouvant entraîner des risques de sécurité.

Les deux modèles ont des avantages en fonction des contraintes de chacun, mais le SaaS est actuellement le modèle en pleine croissance, privilégié aujourd'hui par la majorité des entreprises. Toutefois, il est important de choisir une solution qui propose les deux modèles, certaines DSI imposant parfois l'un ou l'autre.

Dans un projet d'affichage dynamique, le matériel nécessaire est composé :

• D'une intelligence locale qu'on appelle un « player »,
• D'un écran.

Ensuite, les critères de choix principaux sont la taille et la forme de l'écran. Cela dépendra de l'emplacement choisi, de la distance de lecture, de l'effet attendu. Il y en a pour tous les besoins, de toutes les tailles et toutes les formes.

Mais il est également important de choisir une technologie adaptée aux besoins et contraintes du projet :

Toutes ces caractéristiques sont des impondérables à prendre en compte pour que le projet puisse être pérenne.

Enfin, point important qui mêle cette partie et la suivante, il est aujourd'hui possible d'opter pour des écrans dits SoC (System on Chip). Ces écrans incluent directement un player interne. Il s'agit d'un choix permettant l'acquisition d'un seul matériel et qui limite les branchements et l'espace nécessaire. Néanmoins, ils offrent moins de souplesse sur le choix des caractéristiques.

Les performances du player doivent être en adéquation avec les contenus à diffuser afin que l'affichage soit fluide. En effet, il faudra davantage de puissance côté player :

• Plus les contenus diffusés seront en haute définition,
• Plus on utilise du multi-zoning,
• Plus on accède à des sources de données importantes.

Il est donc important d'avoir une vision claire sur le contenu que l'on souhaite diffuser à l'instant « t » et sur les évolutions possibles. En effet, il serait dommage de choisir un player trop limité qui ne permette pas de faire évoluer son projet.

Pour faire son choix, il faut donc prendre en compte :

• Les capacités graphiques et multimédia
• La capacité de stockage
• La mémoire
• La consommation

Comme évoqué dans le paragraphe précédent, il est également possible d'opter pour des players intégrés à l'écran (écran SoC), qui permettent d'avoir un système « tout-en-un ». Cela évite notamment de trouver une zone de stockage pour le player, de gérer le câblage, etc.

Le service IT

Le service informatique de votre entreprise vous aidera à choisir l'architecture la plus adaptée à vos besoins et contraintes.

Un projet d'affichage dynamique est autant un projet d'audiovisuel que d'informatique. Il est bien entendu important que le service IT soit impliqué dans le projet depuis le début afin que toutes les contraintes IT de l'entreprise soient prises en compte, notamment en termes de sécurité.

D'une manière générale, votre DSI est garante du bon fonctionnement de tous les logiciels ou équipements informatiques en lien avec le système d'information. Elle doit donc être impliquée et surtout, elle peut vous aider dans les choix techniques que vous aurez à effectuer tout au long de votre projet.

Assurez-vous d'avoir le choix entre une offre d'affichage dynamique On Premise et une offre cloud. En effet, dans certains contextes, votre DSI pourra opter pour une installation en propre au sein de son infrastructure. À l'inverse, elle pourra préférer une externalisation complète en mode SaaS chez l'éditeur ou l'intégrateur. Ce choix se fera en fonction des règles de l'entreprise et selon des critères techniques et financiers.

Le service communication

Dans un projet d'affichage dynamique, le service communication est souvent partie prenante. Pour quasiment toutes les typologies de projet, il sera responsable de la création, de la gestion et de la diffusion des contenus. Il assure leur pertinence et leur cohérence avec l'identité de marque et la stratégie de communication (interne ou externe) globale.

De plus, il gère souvent directement le logiciel d'affichage, permettant une réactivité optimale pour adapter les contenus en temps réel. En collaborant avec d'autres départements, il assure une communication transversale et renforce l'efficacité globale de la stratégie.

Vos équipes métier

Dans de nombreux projets d'affichage dynamique, les équipes métier jouent un rôle important. Leur expertise sectorielle permet d'identifier les besoins spécifiques et de déterminer les informations pertinentes à afficher. Par exemple, dans une usine, les managers et les opérateurs peuvent fournir des insights précieux sur les informations essentielles à afficher pour optimiser l'efficacité opérationnelle (les processus de production, les indicateurs de performance clés…).

Leur implication dès le début du projet garantit que les contenus diffusés répondent aux besoins réels du terrain et contribuent à améliorer la productivité. En collaborant étroitement avec ces équipes, il est possible d'adapter l'affichage dynamique de manière à maximiser son impact et sa pertinence.